Le cahier des charges est un document contractuel à respecter lors d’un projet ERP. Il décrit tous les besoins et demandes votre client.
Pour effectuer sa mission, le prestataire doit le suivre à la lettre. Le cahier des charges est aussi une référence permettant de suivre le projet pour le client et pour le prestataire, de savoir s’il peut répondre à la demande et adapter ses solutions aux besoins du client. Il est important de le rédiger avec soin en pesant chaque mot.
Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’un investissement sur le long terme comme le choix de son ERP. L’ERP gère le fonctionnement opérationnel de l’entreprise et notamment les données et les processus métiers. Il est au centre de votre système d’information et conserve toutes vos données. Ainsi, il dure dans le temps et accompagne l’évolution de l’entreprise.
Quels sont les bénéfices d’un ERP ?
L’ERP apporte entre autres :
- Une meilleure communication au sein des équipes
- Une gestion optimale des projets
- Une optimisation des processus de gestion
- Une centralisation des données
Comment réussir son cahier des charges ?
Etape 1 : Analyser le fonctionnement de son entreprise
Le cahier des charges doit répondre à la question suivante : Quel ERP me faut-il pour répondre à mes besoins ?
Pour répondre à cette question, il faut analyser le fonctionnement de votre entreprise. A la suite de cela, il est nécessaire de créer un document incluant une liste détaillée de l’ensemble des fonctions attendues. Inévitablement, cette étape demande une projection dans le futur.
Effectivement, l’ERP se choisit pour une période d’environ 10 ans. Cela signifie qu’il faut prendre en compte l’évolution de votre entreprise et vos futurs besoins.
D’autres points sont importants à prendre en compte pour bien choisir son ERP : la pérennité et la flexibilité. Pour ce qui est de la pérennité, cela correspond au nombre d’utilisateurs, la flexibilité correspond à l’option «low code»* qui offre la possibilité de faire développer des modules et fonctionnalités sur-mesure selon l’activité de l’entreprise. Ces variables sont importantes car elles modifient le prix de l’ERP. Aussi, elles permettent d’examiner si l’ERP sera adapté ou non aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.
Néanmoins, attention à ne pas prévoir un ERP sous-dimensionné ou surdimensionné selon l’anticipation de l’évolution de votre entreprise. Un ERP sous-dimensionné se révèlera très limité, au contraire, un ERP surdimensionné sera plus coûteux et vous risquez de payer des surcoûts importants.
Etape 2 : Décrire son processus métier
L’audit de vos processus métier est indispensable pour bien les intégrer au fonctionnement de l’ERP. Effectivement, certaines tâches qui s’avèrent importantes dans le fonctionnement opérationnel de l’entreprise, sont parfois faites par automatisme au quotidien. Il est donc nécessaire de classifier vos processus en interrogeant les utilisateurs et l’équipe projet pour comprendre leurs besoins. Ces derniers doivent décrire tout ce qui concerne l’opérationnel :
- Quels logiciels ils utilisent ? Comment ? Sur quel support (papier, numérique, tableau…) ?
- Puis, quels sont les points indispensables à conserver et quels sont les points d’amélioration ?
Dans un cahier des charges, il n’est pas nécessaire de décrire tous les processus en détails. Cependant, il faut décrire les principaux processus qui seront impactés par l’ERP en insistant sur les spécificités de l’activité prise en compte. La seule exception est quand il s’agit d’un processus spécifique qu’il est nécessaire de détailler pour que le prestataire comprenne la nature de sa mission.
Etape 3 : Définir ses besoins
Analyser ses besoins nécessite d’avoir un point de vue global sur l’ensemble de votre entreprise sans n’oublier aucun service. En effet, si certains besoins sont omis après le démarrage de l’installation, ils risquent de vous être facturés en supplément. De ce fait, échanger avec les services et analyser les différents flux & processus est une étape essentielle dans l’écriture du cahier des charges.
Mais alors, comment définir ses besoins ?
- Lister et regrouper les fonctions attendues de chaque module
- Prioriser vos besoins selon leur importance
- Réfléchir sur le long terme et prendre en compte les évolutions possibles sur l’avenir de l’entreprise
Afin que le prestataire comprenne au mieux vos problématiques, il faut décrire et expliquer le plus clairement possible les besoins. Cela peut se traduire par du texte, des schémas, des captures d’écran, des illustrations accompagnés d’exemples concrets. Le descriptif doit être proportionnel à la complexité du processus.
Enfin, définir vos besoins permet aussi de choisir plus facilement l’ERP qui correspond au mieux à votre entreprise.
Etape 4 : Identifier les contraintes
Les contraintes sur un projet peuvent être multiples et différentes :
- Problématique d’interface
- Un contexte particulier selon l’entreprise (structure particulière, sauvegarde des données, traçabilité, archivage…)
- La migration des données d’un serveur à l’autre
De ce fait, il est préférable de les aborder dans le cahier des charges afin d’anticiper d’éventuelles problématiques par la suite.
Les autres attentes sur le projet concernent :
- Le nombre d’utilisateurs
- Les droits d’accès au logiciel
- Les modalités de formation
- Le type de documentation attendue
- Les performances de l’ERP
- La facilité d’exploitation par les utilisateurs
Etape 5 : La mise en place du projet
La dernière étape concerne l’installation et le démarrage de l’ERP. Il est conseillé d’indiquer dans le cahier des charges le niveau de service attendu en cas de panne de l’ERP ou de bug informatique. Toutefois, vous devrez être réactif pour ne pas compromettre votre activité.
Aussi, votre ERP doit être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise. Vous pouvez indiquer dans votre cahier des charges vos souhaits concernant les possibilités d’évolution de l’ERP. Ainsi, vous pourrez vous faire une idée du coût et du délais que demande ce changement.
Pour conclure
Le cahier des charges est une étape indispensable dans la collaboration entre un client et un prestataire, autant pour son côté juridique que fonctionnel. Grâce à cet outil, le prestataire détient un support sur lequel s’appuyer en cas de questionnement.
Réussir un cahier des charges demande du temps et de l’investissement. Il permet souvent aussi de faire le point sur l’évolution de l’entreprise et trouver de nouveaux moyens de développement. La construction de ce cahier des charges peut aussi soulever de nouveaux problèmes déjà existants au sein de l’entreprise.
Enfin, nous pouvons retenir que choisir un ERP fonctionnel et adapté à son entreprise est crucial dans la gestion de l’entreprise.
*Pour en savoir plus sur le low-code, cliquez ici : Low code, No code… de quoi s’agit-il ?