Nous le savons tous, depuis la crise Covid et les nombreux confinements, le télétravail s’est démocratisé et est devenu un mode de travail à part entière dans les entreprises. Depuis cette période, bon nombre d’entreprises ont décidé de proposer du télétravail à leurs collaborateurs. Il est donc important pour ces entreprises de pouvoir organiser le télétravail, notamment grâce à la mise en place de processus mais également grâce à des outils adaptés qui facilitent le quotidien de leurs collaborateurs.
Néanmoins, ce mode de travail soulève plusieurs questions : Comment bien organiser le télétravail ? Comment rendre mes collaborateurs productifs ? Comment maintenir leur motivation ?
L’organisation
L’organisation est indispensable à la structuration du télétravail. Cela permet de garder le contact avec vos collaborateurs et de booster leur implication. Une structuration, des objectifs et un planning précis permettront aux collaborateurs de rester concentrés et de travailler avec efficience à distance.
La communication est le facteur clé de la bonne pratique du télétravail. Echanger, demander est primordial à l’efficacité du collaborateur. Ainsi, il faut rendre ces échanges plus rapides et faciles grâce à des outils digitaux pour maintenir un lien avec vos équipes.
Aussi, les réunions régulières permettront aux collaborateurs de se tenir informer des évolutions dans l’entreprise, et ainsi, ils se sentiront accompagnés et entourés, même à distance. La programmation de points réguliers est essentielle pour le bon fonctionnement du travail en distanciel. C’est un moyen de garder les équipes motivées mais aussi de leur rappeler les objectifs fixés. Profitez-en par ailleurs, pour les interroger sur leur état de santé, psychologique et leurs conditions de travail à leur domicile afin de leur proposer des solutions, du matériel propice à leur productivité en cas de besoin.
Les outils
Les outils vont participer à la bonne organisation du télétravail. Il est primordial que chaque collaborateur ait accès aux mêmes outils notamment de communication pour rester efficient dans le travail et pour maintenir un lien avec leurs collègues.
Ainsi, voici quelques idées d’outils pour faciliter le télétravail :
- Les outils de visioconférence pour organiser des réunions à distance. La visio permet de voir son collègue à travers un écran et ainsi ne pas parler à un écran noir.
- Les mails pour échanger sur tous types de projet, que ce soit en interne avec les collaborateurs ou en externes avec les clients / prestataires. L’envoi d’un mail est rapide et déjà présent depuis longtemps dans le fonctionnement d’une entreprise. Cela permet également de s’envoyer des fichiers / dossiers.
- Les appels téléphoniques pour maintenir un lien en interne et avec les collaborateurs. C’est simple, et rapide ; cela permet de garder un lien social à tout moment.
- Les outils de chat pour faciliter les échanges internes et maintenir un lien social. Le chat permet de répondre à une demande et aire un retour à ses collègues en temps réel.
- Un logiciel ERP pour faciliter le stockage et l’échange de données, de documents et d’informations. Plus besoin d’avoir plusieurs dossiers, un ERP regroupe tout dans un seul et cela permet à vos collaborateurs d’avoir accès à un système d’information en temps réel, même à distance.
- Un outil CRM pour faciliter la relation client à distance. Le CRM vous permet, même à distance de centraliser les données clients, vos échanges et vos dernières interactions. Ainsi, vos équipes sont au courant de l’évolution de chaque dossier client qu’elles soient sur le terrain ou en télétravail.
- Enfin, il est important en télétravail de sécuriser ses données. C’est pourquoi, nous vous recommandons de vous doter d’un VPN afin de protéger vos données et de travailler en toute sécurité même à distance.
Les petits plus du manager
Le manager joue un rôle important quand ses collaborateurs sont à distance car il soit s’assurer de la productivité de ses collègues, des bonnes conditions de travail ainsi que de maintenir un lien social entre les différentes personnes de son équipe. Voici quelques conseils quant à la gestion du télétravail :
- Savoir faire confiance
Le télétravail, pour qu’il soit efficient, il faut faire confiance à ses collaborateurs. C’est la base du télétravail car vous ne pouvez pas installer de caméra et les surveiller constamment. Etablissez des objectifs concrets et à court terme et ainsi ils vous feront confiance comme vous leur faites confiance.
- Cultivez l’esprit d’équipe
Savoir garder un lien entre ses collaborateurs est primordial. Ainsi, pourquoi pas se réunir pour un team building une fois par an pour renforcer les liens. De plus, avec l’esprit d’équipe, vos collaborateurs se sentiront moins seuls et seront plus productifs dans leur travail. Programmez également des réunions d’équipe à heure fixe pour instaurer un rituel rassurant.
- Être disponible pour ses employés
Le rôle du manager est d’être disponible à tout moment de la journée de travail que ce soit en physique ou à distance autant pour un sujet professionnel que personnel. Soyez joignables facilement et réactifs à leurs demandes.
- Soyez attentif et à l’écoute
Votre collaborateur peut rencontrer des problèmes personnels que ce soit dans l’organisation ou autre. Ainsi, développez une écoute active des signaux de faiblesses de vos collaborateurs.
Pourquoi pas faire passer un sondage pour connaître leurs difficultés et subvenir à leurs besoins.
- Compensez les dépenses liées au travail
Certains collaborateurs sont parfois limités niveau matériel à leur domicile. Assurez-vous de leur offrir les mêmes conditions de travail que dans les locaux de votre entreprise (des chaises confortables, un réseau qui fonctionne…)
Pour conclure
Vous l’aurez compris, l’organisation est primordiale pour le bon fonctionnement du télétravail. Également, il est important pour le manager d’être disponible pour ses collaborateurs et ne pas faire de différences entre ceux qui travaillent dans les locaux de l’entreprise et ceux qui travaillent depuis leur domicile. C’est pourquoi, les outils doivent être communs à tous et personne ne doit être mis de côté. D’autant plus que depuis la période Covid, beaucoup d’outils ont vu le jour et ont adapté leur offre à la situation.