Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises françaises sont dans l’obligation de transmettre leurs factures à destination du secteur public par voie électronique.
Ce cas va se généraliser à l’ensemble des entreprises, la date sera précisée dans le cadre de la foi finances 2024.
Définitions
Une facture est considérée comme une facture électronique lorsque son processus est 100% dématérialisé. A contrario, une facture numérisée est une facture papier qui a été numérisée. Dans ce cas, c’est l’exemplaire papier qui conserve la valeur légale.
Le calendrier de la réforme de la facturation électronique
- En 2024* : Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. Les grandes entreprises devront émettre les factures au format électronique
- Dès janvier 2025 : Les entreprises de taille intermédiaire devront émettre les factures au format électronique
- Dès janvier 2026 : Les petites et moyennes entreprises devront émettre les factures au format électronique
*La date précise sera décidée dans le cadre de la foi finance pour 2024
Les obligations
- E-invoicing est le principe qui rassemble l’émission, la transmission et la réception des factures au format électronique
- E-reporting désigne la transmission à l’administration fiscale des données liées aux transactions
Les formats officiels
- Universal Business Language (UBL) est un format structuré sous format XML utilisé pour les échanges commerciaux avec les administrations publiques.
- Cross Industry Invoice (CII)
- XML
- Répond à la norme ISO 20022
- Utilisé pour les échanges commerciaux et les transactions internationales
- Factur-X
- Format hybride contenant un fichier PDF/A-3 et des données XML
- Facture lisible à la fois par un humain et par un logiciel
- Répond à la norme européenne EN 16931
Les plateformes de dématérialisation des factures
- Portail Public de Facturation (PPF) est un portail gratuit mis à disposition par l’Etat pour déposer, saisir et recevoir vos factures électroniques
- Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des plateformes privées permettant de proposer une gamme de services plus étendue
- Opérateurs de Dématérialisation (OD) est un prestataire de service qui transmettra les factures via le PPF ou la PDP
Comment anticiper la réforme de la facturation électronique ?
1 – S’informer sur les obligations de votre entreprise et contacter votre intégrateur de logiciel pour conseil
2- Identifier les acteurs concernés par ce processus au sein de votre entreprise pour les initier au projet et analyser vos besoins
3 – Choisir votre plateforme de dématérialisation (PPF ou PDP) et vos outils de facturation en s’assurant qu’il corresponde à vos besoins
Pourquoi anticiper la réforme de la facturation électronique ?
- Car au moment de la mise en place de la réforme, les prestataires auront beaucoup de demandes ce qui risque de créer une attente plus longue
- Parce que le projet de transition peut prendre plusieurs mois
- Pour avoir le temps de choisir le meilleur outil adapté à votre entreprise et de vous faire accompagner par votre intégrateur
- Pour vous concentrer sur votre cœur de métier en gagnant dès maintenant du temps sur votre facturation