Excel a pris une place importante dans la gestion des petites entreprises, que ce soit pour la gestion des informations clients, des stocks, des commandes, etc. Cela s’explique principalement parce que les jeunes entreprises ont des moyens limités et que le pack office de Microsoft attire pour son côté économique. Cependant, l’outil Excel est-il réellement adapté pour la gestion de votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1. La différence entre Excel et ERP

Afin de vous expliquer la différence entre l’outil Excel et un logiciel ERP, nous nous sommes basés sur plusieurs aspects :

La gestion des données

Dans un premier temps, attardons-nous sur l’aspect de la gestion des données de votre entreprise. Excel offre la possibilité de collecter des données provenant de différentes sources, mais son manque d’automatisation de la donnée peut entraîner des erreurs de saisie. En effet, la saisie manuelle des informations augmente le risque d’erreurs humaines. A contrario, un ERP possède des fonctionnalités de collecte de données intégrées et automatisées. Ce qui limite les erreurs de saisie et réduit l’aspect chronophage de la saisie des données pour laisser vos collaborateurs s’occuper uniquement des tâches essentielles.

Le stockage des données

En termes de stockage des données, l’outil Excel est conçu sous la forme de tableurs, ce qui peut au départ s’avérer pratique pour les petites entreprises, mais qui à terme entraîne une multiplication des fichiers. De plus, si vous ne possédez pas d’intranet ou de dossier en commun sur un réseau, les fichiers risques d’être perdus, ou stockés en local sur le poste d’un collaborateur ce qui ne facilite pas les échanges de données. L’ERP a pour particularité de stocker l’information au sein d’une seule et même base de données centralisée, accessible à tous les utilisateurs du logiciel selon leurs profils. La donnée est ainsi exploitable par plusieurs collaborateurs, à jour et disponible à tout moment.

Le contrôle d’accès

Comme nous venons de l’évoquer, un ERP est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise, selon leurs autorisations d’accès. Avec un document Excel, il est plus difficile de contrôler l’accès. Il est toutefois possible d’ajouter un mot de passe à un fichier, mais ce mot de passe doit ensuite être connu des bonnes personnes afin d’y avoir accès. Avec un ERP, la gestion des autorisations en fonction des utilisateurs est simple, fiable et permet au collaborateur dont il est question d’accéder uniquement aux informations qui lui sont autorisées et ce sans avoir à échanger de mot de passe ou de fichier, ce qui limite les pertes.

Sauvegarde et gestion des données sensibles

Un logiciel ERP dispose de fonctions de sécurité avancée pour protéger vos données sensibles, telles que la cryptographie et bénéficie d’une protection renforcée lors de son hébergement. Ce qui n’est pas le cas d’un Excel qui, comme nous l’avons évoqué dans le point précédent, ne peut protéger vos données qu’à l’aide d’un mot de passe.

Enfin, en ce qui concerne les ERP, ces derniers offrent une fonction de sauvegarde automatique des données afin d’en garantir leur protection en cas d’incident.

Automatisation de l’information

Excel, par sa saisie manuelle, dispose d’une capacité d’automatisation limitée, ce qui favorise les risques d’erreurs, comme évoqué précédemment. En revanche, un ERP est composé de flux automatisés préétablis, ce qui lui offre une grande capacité d’automatisation de la donnée. De plus, certains ERP (comme c’est le cas pour Axelor) possèdent des ouvertures aux applications tierces (BI (Business Intelligence), e-commerce, outils marketing, etc.) vous permettant de faire le lien entre vos logiciels spécifiques et votre ERP qui devient l’outil central de votre entreprise.

Évolutivité

En ce qui concerne l’ERP, il est généralement choisi par son entreprise en fonction de ses ambitions d’évolution, ses besoins et ses projections. Il saura l’accompagner sur le long terme et donc s’adapter et évoluer en même temps que votre entreprise, avec la possibilité d’ajouter et/ou de supprimer des fonctionnalités. Cependant, l’outil Excel peut rapidement atteindre ses limites en cas de croissance de votre entreprise et ne possède pas de possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Mis à jour régulièrement, votre ERP bénéficie des dernières technologies et des dernières normes de sécurité, à la différence d’un fichier Excel plus vulnérable face à une cyberattaque.

2. Excel ou ERP : avantages et inconvénients

Excel	ERP
Faible coût	Investissement financier avec retour sur investissement
Facilité de prise en main	Interface unique et personnalisable
Puissant outil de calcul	Processus et fonctionnalités adaptés aux besoins métiers
Utilisation individuelle mais peu collaboratif	Facilitation du partage d’information et de la collaboration

3. Pourquoi troquer Excel contre un logiciel ERP ?

Comme nous l’avons vu, l’outil Excel à des avantages et des inconvénients, mais surtout il reste limité en ce que qui concerne la gestion d’entreprise. C’est pourquoi opter pour un outil adapté devient indispensable pour une entreprise. Mais en quoi un ERP peut aider votre entreprise dans son développement ?

Limitation des erreurs de saisie

Avec un ERP, le risque d’erreur est réduit grâce à l’automatisation des informations et la mise à jour automatique des données.

Un système d’information homogène

Un ERP permet la centralisation de l’ensemble des données de votre entreprise en un seul et même endroit. Vous disposez ainsi d’une vision globale de votre entreprise et facilitez la collaboration et le partage d’informations entre les collaborateurs de l’entreprise.

Une augmentation de la productivité

Fini les saisies manuelles demandées par Excel, avec un ERP, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches et ainsi limiter les actions chronophages à leur productivité.

Une optimisation du suivi de vos résultats

Un ERP vous offre une vision globale de vos données, chiffre d’affaires de l’entreprise, rentabilité de vos projets, etc. ce qui vous permet de maximiser la gestion de votre entreprise et de maîtriser vos coûts.

Amélioration de la communication entre les services

Grâce à la centralisation des données au sein de l’ERP, la coordination et la collaboration entre les services est améliorée.

Pour conclure, Excel semble être un bon compromis lors de la création d’entreprise, il permet de gérer et suivre ses processus à moindre coût. Cependant, nous venons de voir que c’est un outil qui arrive rapidement à ses limites en ce qui concerne la gestion d’entreprise. Il semble essentiel pour une entreprise, d’investir au cours de son existence, dans un logiciel ERP qui lui offrira des capacités de gestion d’entreprise plus précises et qui sera conçu en fonction des besoins de son activité.