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Pour mener à bien votre projet ERP, vous avez tout intérêt à prendre le temps d’en établir clairement les tenants et aboutissants. La rédaction d’un cahier des charges est donc une étape importante dans votre projet.

Ce document va vous permettre de formaliser précisément vos besoins, définir le périmètre fonctionnel et exprimer les spécificités de votre métier.

De nombreuses informations doivent y figurer, des attentes sur votre évolution, à la cartographie de votre processus, en passant par les informations existantes et votre vision de l’ERP à moyen terme.

Rédigé par vos soins en interne, ou en passant par un consultant spécialisé, le cahier des charges ERP accompagnera votre entreprise, le comité de pilotage et l’intégrateur de votre future solution, tout au long du déploiement du projet. Ce document vous assurera d’être sur la même longueur d’onde que votre prestataire, ce qui lui permettra de cerner précisément vos besoins pour déployer une solution adaptée à vos spécificités. De votre côté, ce cahier des charges vous servira de repère pour le suivi de votre projet ERP.

 

1/ Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges est un document permettant de définir les attentes et besoins d’une entreprise dans un projet, ici dans le cadre d’un projet ERP.

Généralement, ce document est rédigé par le porteur du projet, un maître d’ouvrage. Cette personne est bien souvent accompagnée d’une équipe constituée dans le cadre de ce projet avec différents collaborateurs de différents services qui seront impactés par la mise en place d’un ERP au sein de l’entreprise. Cette équipe représente les différents services et utilisateurs du futur logiciel ERP.

L’entreprise peut également choisir d’être assistée par un prestataire externe, un consultant spécialisé, pour l’accompagner dans la rédaction de son cahier des charges.

Ce document sera à remettre aux intégrateurs ERP que vous allez solliciter lors de votre phase de recherche de l’outil pour qu’ils puissent comprendre vos attentes et vous adresser une réponse adaptée.

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2/ Quelles informations sont nécessaires à la rédaction d’un cahier des charges ERP ?

Si certaines informations sont soumises à votre choix, certaines données sont importantes, voir nécessaires, à faire figurer dans un cahier des charges ERP. C’est le cas par exemple de la présentation de votre entreprise (chiffres d’affaires, secteur d’activité, nombre de salariés, localisation, etc.). C’est aussi le cas de la présentation de votre projet en détails, de vos besoins, de votre Système d’Information actuel, etc.

Concrètement, vous devez être le plus précis possible lors de la rédaction de votre cahier des charges. Expliquez le plus précisément possible vos besoins, vos processus et vos attentes vous permettra par la suite d’affiner votre recherche et d’obtenir une réponse adaptée de la part des prestataires sollicités.

 

1.    Votre entreprise

Dans un premier temps, il est nécessaire de présenter votre entreprise, association, organisation, secteur d’activité, le plus précisément possible. Ainsi, les intégrateurs ERP, comme Concerto, seront en mesure de saisir pleinement les enjeux, problématiques et contraintes qui incombent votre métier.

Il sera également important de vous projeter et d’évoquer vos perspectives d’avenir et vos objectifs à moyen et long terme pour vous assurer de la flexibilité et de l’adaptabilité de votre futur ERP. En effet, un logiciel ERP vous accompagnera pendant de nombreuses années, c’est pourquoi il doit pouvoir évoluer au même rythme que votre entreprise pour que vous puissiez en tirer le plein potentiel.

Enfin, vous devrez également préciser le nombre de collaborateurs qui utiliseront le logiciel afin que votre futur prestataire puisse vous proposer une offre financière en fonction.

 

2.    Vos processus

L’analyse de vos processus existants et futurs est un point important dans la rédaction de votre cahier des charges ERP.

Il sera aussi important de réaliser un classement de vos processus par ordre d’importance. Pour cela, interroger vos collaborateurs et futurs utilisateurs de la solution sera nécessaire pour comprendre leurs processus, les différents flux existants, les outils qu’ils utilisent actuellement ainsi que leurs problématiques et leurs besoins.

 

3.    Vos besoins

En parlant de besoins, le cahier des charges ERP devra également contenir l’ensemble de vos besoins actuels et futurs. Cela vous permettra de choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise. Vous pouvez ainsi lister les fonctionnalités attendues dans votre futur ERP et les lister par ordre de priorité.

 

4.    Vos contraintes

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, il est nécessaire de préciser vos contraintes et donc les contraintes auxquelles l’ERP devra s’adapter. Par exemple, un interfaçage avec un autre logiciel, des particularités de votre métier (normes de sécurité, normes de stockage…), des restrictions d’accès, etc. L’indication de votre volume de commandes clients sera aussi à prendre en compte pour vous assurer que le logiciel sera en capacité de gérer cette volumétrie.

Enfin, votre historique et les données que vous souhaitez conserver et reprendre de cet historique sera à mentionner lors de la rédaction du cahier des charges ERP.

 

5.    Vos ambitions dans le projet

Dans cette partie, vous pourrez y préciser le planning attendu, vos contraintes temporelles et les modalités dans le choix de l’outil et de l’intégrateur.

 

Gardez en tête que le cahier des charges ERP doit être le plus précis possible. N’hésitez donc pas, si besoin, à insérer des schémas, tableaux, images, captures d’écran, etc. Tout ce que vous jugerez nécessaire à la clarification de votre projet.

 

3/ Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

Vous l’avez compris, un cahier des charges sert à expliquer et préciser vos attentes dans votre projet ERP. Cela vous permet de faire un point sur vos processus, vos contraintes, vos problématiques et vos besoins. Ce document permettra à un intégrateur de comprendre précisément vos attentes pour dans un premier temps vous faire une proposition commerciale adaptée, puis par la suite déployer un ERP adapté et au plus proche de vos attentes.

Vous pourrez tout au long du projet vous y référer pour valider les propositions et les intégrations réalisées par votre prestataire.

En bref, avec ce document, vous et votre futur intégrateur connaissez précisément le résultat attendu.

Évidemment, ce document pourra être amené à évoluer en cours de projet pour s’ajuster à la proposition de l’intégrateur ou à l’évolution de vos besoins. Cependant il devra rester fidèle à votre demande initiale pour ne pas perdre votre prestataire dans des demandes complètement différentes.

Enfin, ce document pourra servir de référence en cas ce litige, c’est donc la raison pour laquelle il est important d’être le plus précis possible.

 

Pour conclure, le cahier des charges est un document indispensable pour mener à bien votre projet ERP. Il nécessite un travail important, mais il déterminera les fondations de votre projet et vous servira de repère tout au long de la mise en place du logiciel par votre prestataire.

Concerto vous propose un modèle de cahier des charges ERP, éloboré par ses experts, afin de vous accompagner dans votre projet ERP.

Nos experts restent disponibles pour vous accompagner dans sa rédaction en cas de besoin.

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