Si elle a su se rendre incontournable au cours des dernières décennies, la messagerie n’en est pas moins devenue une source potentielle d’anxiété pour ses utilisateurs, et pour cause : spams, messages négatifs, saturation de la boite en rentrant de vacances, etc.
Les raisons de vouloir la voir disparaitre existent bel et bien et pourtant, en respectant quelques règles de bonne pratique simples, il est possible d’assainir efficacement vos indispensables boites mails.
Dans cet article nous vous présentons 12 de ces règles en vue de vous apporter efficacité et sérénité dans la gestion de votre messagerie électronique… Bonne lecture !
1 – Une action par mail consulté
La lecture d’un mail vous prend à la fois du temps et de la concentration, aussi est-il préférable d’éviter d’avoir à le traiter plusieurs fois. Pour éviter cela, vous pouvez vous organiser pour réaliser une action par mail consulté comme :
- Le traitement du mail, en répondant à une question par exemple.
- La suppression du mail, s’il est inutile ou que l’information est passée.
- Le marquage du mail, pour un suivi ou traitement ultérieur.
De cette manière, vous devriez pouvoir gagner en productivité tout en évitant de potentiels oublis.
2 – Plus de clarté dans les messages
S’il n’est pas toujours aisé de se faire comprendre à l’oral, ce peut être encore plus difficile à l’écrit, car vous n’aurez pas l’occasion de reformuler. En tout cas le forma courriel n’est pas idéal pour tenir une conversation soutenue, et c’est bien pour cela que vos messages doivent être le plus compréhensible possible.
Pour ce faire, prenez garde à renseigner un titre explicite à votre message, lequel se doit d’être clair et le plus concis possible. Aussi, dans le cas d’une redirection, pensez à synthétiser le message. Ainsi, vous ferez gagner du temps à vos interlocuteurs, tout en vous assurant d’être mieux compris.
3 – L’importance des destinataires
Les messageries électroniques proposent plusieurs champs pour renseigner les destinataires. Ils doivent vous permettre d’apporter de la cohérence dans la gestion de ces derniers.
Le champ « destinataire » concerne les personnes directement concernées par le message, et devant réaliser une action lui étant lié. Quant au champ « copie », il est à destination de ceux qui doivent être informés de l’échange entre les partis. Par ailleurs, la fonction « répondre à tous » ne devrait être utilisée que lorsque cela est indispensable.
En agissant de la sorte, vous évitez les envois inutiles et fluidifiez le traitement des mails pour vous et vos correspondants.
4 – A chaque canal son usage
Nous disposons aujourd’hui de nombreux canaux de communication électronique à l’image du téléphone, des e-mails, des messageries instantanées, etc. Chacun jouit de ses propres avantages et inconvénients et doit donc être utilisé en prenant ses caractéristiques en compte.
Cela vaut évidemment pour la messagerie électronique qui, si elle permet de rédiger des messages complexes avec des pièces jointes, perd en praticité lorsqu’il s’agit de conversations. Aussi, est-il préférable d’éviter de faire de trop nombreux aller-retours à partir d’un mail d’origine, et d’y préférer les outils adaptés.
De la sorte vous éviterez la surcharge des boites mails tout en garantissant la cohérence des conversations.
5 – De l’ordre dans les mails
Si de nombreux mails peuvent être supprimés sans crainte, certains doivent être conservés. Heureusement, la plupart des systèmes de messagerie électronique incluent des outils pour ordonner et classifier efficacement les messages. Ainsi il est possible de ranger les mails, d’utiliser des arborescences de dossiers structurées, mais aussi d’utiliser les moteurs de recherche intégrés pour retrouver efficacement les e-mails.
En usant de ces outils vous gagnerez en efficacité et retrouverez facilement les informations que vous recherchez.
6 – Ne pas finir en Spam
Les spams sont un véritable fléau de la messagerie électronique et être considéré comme émetteur de tels courriels pourrait nuire à votre image. Pour palier cela évitez d’envoyer vos messages à de trop nombreux destinataires en même temps, et mettez régulièrement à jour vos listes de diffusion si vous utilisez un outil d’e-mailing.
Ainsi vous éviterez que vous e-mails ne se retrouvent en boite spam ou qu’ils atteignent les mauvais destinataires, tout en soignant votre image.
7 – Bonne gestion des conflits
Les mails permettent de nombreuses choses, mais pas de résoudre des conflits interpersonnels. Ces problématiques complexes doivent être gérées avec la hiérarchie et se cantonner à la vue des seules personnes concernées, afin d’éviter d’envenimer les situations conflictuelles.
Aussi est il préférable de garder privées les problématiques qui le sont, et d’aborder une communication interpersonnelle saine via la messagerie électronique.
8 – Gagner du temps
Chaque tâche prend du temps et de la concentration, et pour chacune d’elle un temps de « mise au travail » est nécessaire. Aussi est-il préférable de centraliser le traitement de certaines tâches sur des créneaux horaires précis. C’est bien sûr le cas des e-mails que vous traiterez plus efficacement si vous réservez des plages horaires à leur seule gestion.
Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous serez aussi plus concentré au moment où vous les traiterez.
9 – Tri automatique à la réception
Les logiciels comme Outlook proposent des fonctionnalités efficaces pour trier et repérer efficacement les mails en fonction de divers critères (destinataire, liste de diffusion, mails directs ou non, etc.). En les mettant à contribution, vous identifierez instantanément l’importance des mails et pourrez priorisez ou non leur traitement.
10 – Rester vigilant
Une fois expédié, il n’y a aucun moyen de supprimer un mail chez le destinataire comme nous pourrions le faire sur un réseau social par exemple. Il est de fait important de bien relire ses mails avant envois en ayant une attention particulière pour les destinataires, le sujet, le contenu et les éventuelles pièces jointes.
Cela permet de soigner votre image mais aussi d’éviter l’envoi de mails contenant des erreurs.
11 – L’intérêt de la sauvegarde
Le numérique, s’il offre des avantages non négligeables s’accompagne aussi de menaces auxquels il faut faire attention. Heureusement vous pouvez sauvegarder le contenu de vos boites de messageries sur des supports cloud ou physiques afin de les protéger tout en gardant un volume de messagerie convenable.
En archivant et usant de la sauvegarde, vous protégez votre capital informationnel des risques physiques (incendies, vols, etc.) et logiques (virus, etc.).
Pour conclure
Chacune de ces mesures peut sembler couler de source, et pourtant on voit encore trop souvent des utilisations inefficaces des systèmes de messageries électroniques. En suivant et diffusant ces quelques règles simples, vous devriez être en mesure d’aborder le traitement de vos e-mails avec sérénité.