Avez-vous besoin d’un ERP ? Les 5 signes qui ne trompent pas

« Ai-je réellement besoin d’un ERP ? » est certainement une question que vous vous êtes déjà posé et que beaucoup de dirigeants se posent.

La réponse n’est pas si évidente, chaque entreprise à ses particularités et des besoins qui lui sont propres et il sera difficile de répondre à cette question sans connaître votre situation actuelle. Cependant, certains signes ne trompent pas et peuvent déjà vous guider dans la réponse à cette question :

Signe n°1 : Vous connaissez une croissance rapide ou ambitionnez une croissance pour votre entreprise

Lorsqu’une entreprise connaît une croissance rapide, son système d’information standard peut rapidement arriver à ses limites. Dans ce cas de figure, il est de plus en plus compliqué de fonctionner avec des processus manuels chronophages qui demandent du temps et augmentent le risque d’erreurs. L’utilisation d’un ERP permet à l’entreprise de maîtriser sa croissance avec l’automatisation et la centralisation des données. Un ERP offre également une forte personnalisation et une capacité d’adaptation forte avec l’ajout et/ou la suppression de fonctionnalités en fonction de vos besoins, ce qui lui permet de suivre votre évolution.

Signe n°2 : La coordination entre vos services est complexe

Lorsque votre entreprise arrive à un certain seuil, l’utilisation d’outils qui ne facilitent pas l’accessibilité et les actions en simultanées devient périeuse et freine la collaboration entre vos services. Dans ce cas, il est souvent nécessaire d’opter pour des outils centralisés et accessibles à tous en fonction des profils de vos utilisateurs. Ainsi, un ERP vous offre des fonctionnalités efficaces permettant de piloter les activités et les données croisées entre plusieurs services afin de faciliter la communication et la coordination au sein de votre entreprise.

Signe N°3 : La dispersion de l’information

Lorsqu’un document est stocké en local et disponible à un nombre de collaborateurs limité, le risque de perte de données, de mauvaise circulation du document ou encore de problème de confidentialité et de mise à jour est important. L’information devient difficilement accessible à d’autres collaborateurs de l’entreprise ce qui peut entraîner des retards ou des pertes d’informations. Si votre entreprise est dans cette configuration, c’est le signe de songer à centraliser les données à l’aide d’un outil commun, comme un ERP, afin d’assurer la disponibilité et la sécurité de l’information.

Signe N°4 : Vos processus métier sont complexes

En cas de processus métiers complexes, l’utilisation d’outils standards peut arriver à ses limites et entraîner des risques d’erreurs. Dans ce cas, nous vous conseillons d’évaluer vos processus internes afin d’en mesurer leur complexité. Veillez également à vérifier le temps que ces processus demandent à vos collaborateurs afin de déterminer si vos outils sont adaptés ou s’ils transforment certaines actions en tâches chronophages. Si c’est le cas, un ERP peut grandement faciliter et automatiser vos processus afin d’augmenter la productivité de vos collaborateurs et faciliter leurs tâches quotidiennes.

Signe N°5 : Vous manquez de visibilité sur vos performances

Si vous peinez à mesurer et observer les résultats et les performances de votre entreprise, c’est qu’il est peut-être temps de revoir votre système d’information. En effet, le manque de visibilité sur ces données peut entraîner d’importants risques pour votre entreprise. C’est pourquoi, l’utilisation de rapports automatiques d’analyses de données peut s’avérer efficace et vous permettent de faciliter votre prise de décisions. L’utilisation d’un ERP vous permettra de décider de manière éclairée et augmentera votre capacité d’adaptation aux changements pour augmenter l’agilité de votre entreprise. De plus, certains ERP, comme c’est le cas de Axelor, vous permettent la connexion avec des applications tierces (Business Intelligence, outils marketing, e-commerce, etc.) ce qui vous permet de connecter vos divers outils et données dans un seul et même endroit afin de bénéficier d’une vision globale de votre entreprise et de son activité.

Pour conclure, vous seul connaissez les besoins actuels et futurs de votre entreprise, mais certains signes comme mentionnés précédemment ne trompent pas. La mise en place d’un ERP au sein d’une PME est une décision importante qu’il est nécessaire de prendre le temps d’analyser car c’est un investissement pour votre entreprise mais qui sera plus que bénéfique pour accompagner sa croissance. Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’’un ERP est un outil qui doit être intégré à une stratégie globale dans la gestion de votre entreprise et qui doit être utilisé de manière cohérente avec les autres outils et processus déjà existants.

Excel ou ERP pour la gestion de votre entreprise ?

Excel a pris une place importante dans la gestion des petites entreprises, que ce soit pour la gestion des informations clients, des stocks, des commandes, etc. Cela s’explique principalement parce que les jeunes entreprises ont des moyens limités et que le pack office de Microsoft attire pour son côté économique. Cependant, l’outil Excel est-il réellement adapté pour la gestion de votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1. La différence entre Excel et ERP

Afin de vous expliquer la différence entre l’outil Excel et un logiciel ERP, nous nous sommes basés sur plusieurs aspects :

• La gestion des données

Dans un premier temps, attardons-nous sur l’aspect de la gestion des données de votre entreprise. Excel offre la possibilité de collecter des données provenant de différentes sources, mais son manque d’automatisation de la donnée peut entraîner des erreurs de saisie. En effet, la saisie manuelle des informations augmente le risque d’erreurs humaines. A contrario, un ERP possède des fonctionnalités de collecte de données intégrées et automatisées. Ce qui limite les erreurs de saisie et réduit l’aspect chronophage de la saisie des données pour laisser vos collaborateurs s’occuper uniquement des tâches essentielles.

• Le stockage des données

En termes de stockage des données, l’outil Excel est conçu sous la forme de tableurs, ce qui peut au départ s’avérer pratique pour les petites entreprises, mais qui à terme entraîne une multiplication des fichiers. De plus, si vous ne possédez pas d’intranet ou de dossier en commun sur un réseau, les fichiers risques d’être perdus, ou stockés en local sur le poste d’un collaborateur ce qui ne facilite pas les échanges de données. L’ERP a pour particularité de stocker l’information au sein d’une seule et même base de données centralisée, accessible à tous les utilisateurs du logiciel selon leurs profils. La donnée est ainsi exploitable par plusieurs collaborateurs, à jour et disponible à tout moment.

• Le contrôle d’accès

Comme nous venons de l’évoquer, un ERP est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise, selon leurs autorisations d’accès. Avec un document Excel, il est plus difficile de contrôler l’accès. Il est toutefois possible d’ajouter un mot de passe à un fichier, mais ce mot de passe doit ensuite être connu des bonnes personnes afin d’y avoir accès. Avec un ERP, la gestion des autorisations en fonction des utilisateurs est simple, fiable et permet au collaborateur dont il est question d’accéder uniquement aux informations qui lui sont autorisées et ce sans avoir à échanger de mot de passe ou de fichier, ce qui limite les pertes.

• Sauvegarde et gestion des données sensibles

Un logiciel ERP dispose de fonctions de sécurité avancée pour protéger vos données sensibles, telles que la cryptographie et bénéficie d’une protection renforcée lors de son hébergement. Ce qui n’est pas le cas d’un Excel qui, comme nous l’avons évoqué dans le point précédent, ne peut protéger vos données qu’à l’aide d’un mot de passe. 

Enfin, en ce qui concerne les ERP, ces derniers offrent une fonction de sauvegarde automatique des données afin d’en garantir leur protection en cas d’incident.

• Automatisation de l’information

Excel, par sa saisie manuelle, dispose d’une capacité d’automatisation limitée, ce qui favorise les risques d’erreurs, comme évoqué précédemment. En revanche, un ERP est composé de flux automatisés préétablis, ce qui lui offre une grande capacité d’automatisation de la donnée. De plus, certains ERP (comme c’est le cas pour Axelor) possèdent des ouvertures aux applications tierces (BI (Business Intelligence), e-commerce, outils marketing, etc.) vous permettant de faire le lien entre vos logiciels spécifiques et votre ERP qui devient l’outil central de votre entreprise.

• Évolutivité

En ce qui concerne l’ERP, il est généralement choisi par son entreprise en fonction de ses ambitions d’évolution, ses besoins et ses projections. Il saura l’accompagner sur le long terme et donc s’adapter et évoluer en même temps que votre entreprise, avec la possibilité d’ajouter et/ou de supprimer des fonctionnalités. Cependant, l’outil Excel peut rapidement atteindre ses limites en cas de croissance de votre entreprise et ne possède pas de possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Mis à jour régulièrement, votre ERP bénéficie des dernières technologies et des dernières normes de sécurité, à la différence d’un fichier Excel plus vulnérable face à une cyberattaque.

2. Excel ou ERP : avantages et inconvénients

3. Pourquoi troquer Excel contre un logiciel ERP ?

Comme nous l’avons vu, l’outil Excel à des avantages et des inconvénients, mais surtout il reste limité en ce que qui concerne la gestion d’entreprise. C’est pourquoi opter pour un outil adapté devient indispensable pour une entreprise. Mais en quoi un ERP peut aider votre entreprise dans son développement ?

• Limitation des erreurs de saisie

Avec un ERP, le risque d’erreur est réduit grâce à l’automatisation des informations et la mise à jour automatique des données.

• Un système d’information homogène

Un ERP permet la centralisation de l’ensemble des données de votre entreprise en un seul et même endroit. Vous disposez ainsi d’une vision globale de votre entreprise et facilitez la collaboration et le partage d’informations entre les collaborateurs de l’entreprise.

• Une augmentation de la productivité

Fini les saisies manuelles demandées par Excel, avec un ERP, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches et ainsi limiter les actions chronophages à leur productivité.

• Une optimisation du suivi de vos résultats

Un ERP vous offre une vision globale de vos données, chiffre d’affaires de l’entreprise, rentabilité de vos projets, etc. ce qui vous permet de maximiser la gestion de votre entreprise et de maîtriser vos coûts.

• Amélioration de la communication entre les services

Grâce à la centralisation des données au sein de l’ERP, la coordination et la collaboration entre les services est améliorée.

Pour conclure, Excel semble être un bon compromis lors de la création d’entreprise, il permet de gérer et suivre ses processus à moindre coût. Cependant, nous venons de voir que c’est un outil qui arrive rapidement à ses limites en ce qui concerne la gestion d’entreprise. Il semble essentiel pour une entreprise, d’investir au cours de son existence, dans un logiciel ERP qui lui offrira des capacités de gestion d’entreprise plus précises et qui sera conçu en fonction des besoins de son activité.

Cahier des charges ERP : Tout savoir sur sa rédaction

Pour mener à bien votre projet ERP, vous avez tout intérêt à prendre le temps d’en établir clairement les tenants et aboutissants. La rédaction d’un cahier des charges est donc une étape importante dans votre projet.

Ce document va vous permettre de formaliser précisément vos besoins, définir le périmètre fonctionnel et exprimer les spécificités de votre métier.

De nombreuses informations doivent y figurer, des attentes sur votre évolution, à la cartographie de votre processus, en passant par les informations existantes et votre vision de l’ERP à moyen terme.

Rédigé par vos soins en interne, ou en passant par un consultant spécialisé, le cahier des charges ERP accompagnera votre entreprise, le comité de pilotage et l’intégrateur de votre future solution, tout au long du déploiement du projet. Ce document vous assurera d’être sur la même longueur d’onde que votre prestataire, ce qui lui permettra de cerner précisément vos besoins pour déployer une solution adaptée à vos spécificités. De votre côté, ce cahier des charges vous servira de repère pour le suivi de votre projet ERP.

1/ Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges est un document permettant de définir les attentes et besoins d’une entreprise dans un projet, ici dans le cadre d’un projet ERP.

Généralement, ce document est rédigé par le porteur du projet, un maître d’ouvrage. Cette personne est bien souvent accompagnée d’une équipe constituée dans le cadre de ce projet avec différents collaborateurs de différents services qui seront impactés par la mise en place d’un ERP au sein de l’entreprise. Cette équipe représente les différents services et utilisateurs du futur logiciel ERP.

L’entreprise peut également choisir d’être assistée par un prestataire externe, un consultant spécialisé, pour l’accompagner dans la rédaction de son cahier des charges.

Ce document sera à remettre aux intégrateurs ERP que vous allez solliciter lors de votre phase de recherche de l’outil pour qu’ils puissent comprendre vos attentes et vous adresser une réponse adaptée.

2/ Quelles informations sont nécessaires à la rédaction d’un cahier des charges ERP ?

Si certaines informations sont soumises à votre choix, certaines données sont importantes, voir nécessaires, à faire figurer dans un cahier des charges ERP. C’est le cas par exemple de la présentation de votre entreprise (chiffres d’affaires, secteur d’activité, nombre de salariés, localisation, etc.). C’est aussi le cas de la présentation de votre projet en détails, de vos besoins, de votre Système d’Information actuel, etc.

Concrètement, vous devez être le plus précis possible lors de la rédaction de votre cahier des charges. Expliquez le plus précisément possible vos besoins, vos processus et vos attentes vous permettra par la suite d’affiner votre recherche et d’obtenir une réponse adaptée de la part des prestataires sollicités.

1.    Votre entreprise

Dans un premier temps, il est nécessaire de présenter votre entreprise, association, organisation, secteur d’activité, le plus précisément possible. Ainsi, les intégrateurs ERP, comme Concerto, seront en mesure de saisir pleinement les enjeux, problématiques et contraintes qui incombent votre métier.

Il sera également important de vous projeter et d’évoquer vos perspectives d’avenir et vos objectifs à moyen et long terme pour vous assurer de la flexibilité et de l’adaptabilité de votre futur ERP. En effet, un logiciel ERP vous accompagnera pendant de nombreuses années, c’est pourquoi il doit pouvoir évoluer au même rythme que votre entreprise pour que vous puissiez en tirer le plein potentiel.

Enfin, vous devrez également préciser le nombre de collaborateurs qui utiliseront le logiciel afin que votre futur prestataire puisse vous proposer une offre financière en fonction.

2.    Vos processus

L’analyse de vos processus existants et futurs est un point important dans la rédaction de votre cahier des charges ERP.

Il sera aussi important de réaliser un classement de vos processus par ordre d’importance. Pour cela, interroger vos collaborateurs et futurs utilisateurs de la solution sera nécessaire pour comprendre leurs processus, les différents flux existants, les outils qu’ils utilisent actuellement ainsi que leurs problématiques et leurs besoins.

3.    Vos besoins

En parlant de besoins, le cahier des charges ERP devra également contenir l’ensemble de vos besoins actuels et futurs. Cela vous permettra de choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise. Vous pouvez ainsi lister les fonctionnalités attendues dans votre futur ERP et les lister par ordre de priorité.

4.    Vos contraintes

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, il est nécessaire de préciser vos contraintes et donc les contraintes auxquelles l’ERP devra s’adapter. Par exemple, un interfaçage avec un autre logiciel, des particularités de votre métier (normes de sécurité, normes de stockage…), des restrictions d’accès, etc. L’indication de votre volume de commandes clients sera aussi à prendre en compte pour vous assurer que le logiciel sera en capacité de gérer cette volumétrie.

Enfin, votre historique et les données que vous souhaitez conserver et reprendre de cet historique sera à mentionner lors de la rédaction du cahier des charges ERP.

5.    Vos ambitions dans le projet

Dans cette partie, vous pourrez y préciser le planning attendu, vos contraintes temporelles et les modalités dans le choix de l’outil et de l’intégrateur.

Gardez en tête que le cahier des charges ERP doit être le plus précis possible. N’hésitez donc pas, si besoin, à insérer des schémas, tableaux, images, captures d’écran, etc. Tout ce que vous jugerez nécessaire à la clarification de votre projet.

3/ Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

Vous l’avez compris, un cahier des charges sert à expliquer et préciser vos attentes dans votre projet ERP. Cela vous permet de faire un point sur vos processus, vos contraintes, vos problématiques et vos besoins. Ce document permettra à un intégrateur de comprendre précisément vos attentes pour dans un premier temps vous faire une proposition commerciale adaptée, puis par la suite déployer un ERP adapté et au plus proche de vos attentes.

Vous pourrez tout au long du projet vous y référer pour valider les propositions et les intégrations réalisées par votre prestataire.

En bref, avec ce document, vous et votre futur intégrateur connaissez précisément le résultat attendu.

Évidemment, ce document pourra être amené à évoluer en cours de projet pour s’ajuster à la proposition de l’intégrateur ou à l’évolution de vos besoins. Cependant il devra rester fidèle à votre demande initiale pour ne pas perdre votre prestataire dans des demandes complètement différentes.

Enfin, ce document pourra servir de référence en cas ce litige, c’est donc la raison pour laquelle il est important d’être le plus précis possible.

Pour conclure, le cahier des charges est un document indispensable pour mener à bien votre projet ERP. Il nécessite un travail important, mais il déterminera les fondations de votre projet et vous servira de repère tout au long de la mise en place du logiciel par votre prestataire.

Concerto vous propose un modèle de cahier des charges ERP, éloboré par ses experts, afin de vous accompagner dans votre projet ERP.

Nos experts restent disponibles pour vous accompagner dans sa rédaction en cas de besoin.